Come Dare La Priorità Il Vostro Tempo Per Evitare Distrazioni | Rimanere Concentrati Consigli | Strumenti Di Produttività Per Una Gestione Efficace Del Tempo

Dwight Eisenhower.

Il 34 ° Presidente degli Stati Uniti.

Comandante supremo delle Forze Alleate in Europa durante la seconda Guerra Mondiale.

L'uomo che ha lanciato i programmi che hanno portato alla nascita della NASA, internet e il Sistema Autostradale Interstatale.

Un uomo molto occupato.

E, a giudicare dalle sue azioni – un uomo che ha reso efficace e produttivo di impiegare il tempo.

Il più famoso di produttività strategia impiegata da Eisenhower è chiamato Eisenhower Box, o una variante moderna – La Matrice delle Priorità.

Un semplice strumento decisionale, la matrice delle priorità consente di mantenere le distrazioni a bada mentre mantenendo la concentrazione sui compiti più importanti per il giorno.

La matrice delle priorità consente di:

  • Identificare a colpo d'occhio ciò che deve essere fatto.
  • Spostare le attività di base come importanti o urgenti.
  • Avere una panoramica di dove è necessario concentrare l'attenzione nel breve termine e nel lungo periodo.
  • Rimanere in cima a tutte le liste di cose da fare.

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Qual È La Matrice Delle Priorità?

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La Matrice delle Priorità ha due dimensioni: il primo è l'importanza (importante / non importante) e la seconda è urgenza (urgente / non urgente).

Ogni attività viene classificato in base a questi quadranti, e poi trattate secondo il quadrante di appartenenza.

Tutte le attività sono suddivise in 4 quadranti:

  • Importante e Urgente
  • Non urgente e importante
  • Non importante e urgente
  • Non importanti e non urgenti

 

Quadrante 1 – Importante E Urgente

Imparare a concentrarsi sull'essenziale è la chiave del successo.

Imparare a gestire se stessi e il vostro tempo – che è ciò che distingue il successo da quelle di giocare catch-up con il tempo. Queste sono le attività che hanno una scadenza e un elevato ritorno sugli investimenti.

Hanno solo bisogno di ottenere fatto!

Ovviamente, abbiamo bisogno di fare i compiti in questo quadrante, perché sono importanti, e dobbiamo fare loro per primi perché sono urgenti. Di solito, se siamo a corto di tempo si dovrebbe fare questi compiti prima.

A volte, non abbiamo una scelta, ma lasciare che le cose si arriva a questo punto, ha un effetto negativo sulle nostre prestazioni e la qualità della vita.

  • Scadenze importanti – Se la tua azienda si sta preparando per il lancio di un prodotto, qualsiasi attività associata con il lancio sono necessarie per affrontare subito.
  • Crisi – la Vita è piena di imprevisti e sorprese. Ci sono situazioni, non si poteva non hanno previsto anche con lungimiranza. Che si qualifica come una crisi? Tutte le attività sono a tempo cruciale, con notevoli conseguenze.
  • Famiglia – Se sei un genitore, qualsiasi tipo di prestazioni o di gioco che il vostro bambino è di partecipanti dovrebbe essere in questa categoria. Soprattutto se un po ' di preparazione (corsa di notte, per esempio) è necessario.
  • Last minute preparati – Un esame che consuma la vostra attenzione, una presentazione che si profilava più rapidamente del previsto o di un'inattesa opportunità di business può cadere in questo quadrante.

Il pericolo è che pensiamo che molte cose rientrano in questa categoria anche quando non si dovrebbe, in realtà, rientrano nella urgenti e non importanti categoria.

Chiedetevi se il compito a portata di mano sia urgente e importante. Qualsiasi attività che ha implicazioni finanziarie per la vostra azienda sta andando a prendere la precedenza su un cliente di richiesta del servizio.

 

Quadrante 2 – Importante E Non Urgente

Noi di indirizzo per l'attività in questo quadrante dopo trattare con i compiti nel Quadrante 1.

L'attività nel Quadrante 2 non sono urgenti, ma ancora bisogno di attenzione. Se ignorato, si sposteranno a Quadrante 1. È meglio affrontare questi compiti prima che diventino urgenti e importanti.

Perché?

Perché ci sono 2 problemi con il Quadrante 1 attività – sono limitate nel tempo, e che può essere causa di stress e di preoccupazione e di influenzare la qualità del nostro lavoro.

  • Banali Compiti – Preparazione report settimanali è un compito che può essere percepito come noioso. È facile metterli fuori fino a tardi. Se non facciamo nulla, in una settimana, questo compito diventa importante e urgente. Preparare un piano per le attività di trattare con loro al momento giusto. Questo piano potrebbe includere i passaggi come raccogliere i dati, chiedere a un collega per il suo parere, scrivere una bozza di modifica del progetto, inviarlo al nostro boss, fissare un termine per la presentazione, e la presenta.
  • Salute: Mangiare sano e l'esercizio sono di vitale importanza per la vostra salute. Non aspettare che sia il medico a diagnosticare.
  • Rapporti con il Mio amico Giordano Messaggero parla di scavo prima si ha sete. Investire in qualsiasi tipo di relazione prima è la necessità di richiamare una persona per un favore.
  • Auto-sviluppo e di riposo sono in non urgenti categoria, ma sono molto importanti.

Se non ci prendiamo cura dei compiti nel Quadrante 2, ci troviamo in una situazione in cui siamo a corto di tempo. Il risultato, siamo stressati, abbiamo un lavoro a tarda notte, e produrre pessimi risultati.

Così, Quadrante 2 (importanti e non urgenti) merita seria attenzione.

 

Quadrante 3 – Urgenti E Non Importanti

Questo è il più ingannevole quadrante. Dopo tutto, perché dovrebbe importarci con compiti che non sono importanti?

Ciò che rende questi compiti urgenti? Molte volte le persone cercano di forza per affrontare questi compiti.

Essi sono ladri. Il modo per ridurre questo problema è semplicemente quello di proteggere il vostro tempo.

Per esempio, se qualcuno insiste a parlare con voi in persona immediatamente, e significa che avete bisogno di viaggiare fuori del vostro ufficio – perché la riunione è così urgente. Forse si può disporre di una telefonata al contrario, e forse che la persona che sta per essere nella tua zona la prossima settimana.

Ci sono distrazioni che salta davanti a noi dicendo: “dammi attenzione,” questi sono i fuochi che non importa davvero se bruciano.

  • Social media è uno dei maggiori colpevoli di distrarre la nostra attenzione. È necessario disporre di una rappresentazione sui social media, ma limitare il vostro tempo, pianificare i vostri post e, se possibile, ottenere qualcun altro a gestire il vostro business account social.
  • Amici che chiedono favori – Situazioni travestito come una situazione di emergenza può, in realtà, di attendere per la vostra attenzione. Essere disciplinato nel dire di no a quello che sembra un falso allarme.
  • Attività sociali – In moderazione, attività sociali (cerimonie, feste, raduni) aggiungere l'equilibrio nella nostra frenetica vita moderna. Queste sono attività che non si dovrebbe fare, a meno che non hai niente altro da fare.

Non trascorrere la vostra energia per le attività non urgenti e non importanti – si sprecare il vostro tempo.

In questo caso – è nel vostro interesse a prendere un hobby o abitudine che sta andando a beneficio di voi nel lungo periodo. Meditare, esercizio fisico, imparare una nuova lingua o strumento – tutto ciò che stimola e mantiene il vostro interesse.

 

Quadrante 4 – Non Urgenti E Non Importanti

Le attività in questo quadrante può diventare grave perditempo. Quando si identifica un compito in questo quadrante, tentare di annullare. Se non è possibile eliminare completamente, cercare di ridurre al minimo il tempo speso a tale compito. Avviare il mantenimento di un ‘non-a-do list, evitare di riempire il vostro tempo con attività che non hanno un vero scopo nella vostra giornata.

  • Netflix – visione di programmi TV e film on-line sembra una piacevole distrazione. Questi sono i perditempo che non sono previste. Tenere traccia di quanto tempo si è spesa per le attività non urgenti e non importanti.
  • Messenger e sms servizi – Se si può dire più di una telefonata, scegliere di risparmiare tempo, piuttosto che mandare più avanti e indietro i messaggi di testo.

Se tutte le attività sono in forma in questo quadrante – complimenti, ti trovi a vivere una vita di tempo libero!

Ora, non è una realtà per la maggior parte di noi. Tuttavia la attività che si classifica come non urgenti e non importanti sono il modo più semplice per completare. Completamento ci dà una sensazione di realizzazione.

 

Monitorare ogni quadrante con attenzione. Se necessario, dividere ciascuna delle principali attività in sottoattività.

Avviare le attività in tempo, anche se non sembrano urgente ora. In caso contrario, vi permetterà di trascorrere un sacco di sforzo con risultati discutibili.... rimanere in cima dei vostri compiti si tradurrà in una buona performance, pur mantenendo una buona qualità di vita.

Un utile grafico è un orario giornaliero di attività di gestione grafico combinato con una matrice delle priorità . La bellezza della matrice delle priorità è che molte di queste attività possono essere intercambiabili a seconda delle stagioni della vita.

Ricordate, l'importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante. -Dwight Eisenhower

Come fare il vostro proprio matrice delle priorità?

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